E’ di nuovo tempo di bilanci. Infatti il 30 maggio è il termine ordinario per depositare in Camera di Commercio il bilancio di esercizio delle società che lo hanno approvato entro il 30 aprile, cioè entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio stesso.
Il deposito può slittare sino al 29 luglio nel caso di approvazione del bilancio entro il 29 giugno, e cioè nel termine straordinario di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, una possibilità prevista per le società che redigono il bilancio consolidato o che hanno particolari esigenze legate alla struttura e all’oggetto societario, a condizione che nello statuto sia presente una clausola sul prolungamento del termine ordinario per l’approvazione.
Cinque cose da sapere per depositare il bilancio
1) Per il deposito 2015 tutto il bilancio è in XBRL
La grande novità di quest’anno è l’uso del formato XBRL per tutto il bilancio, cioè non solo per lo stato patrimoniale e il conto economico, ma anche per la nota integrativa che fino allo scorso anno veniva depositata in formato pdf/A che resta utilizzabile per tutti gli altri documenti allegati al bilancio, ad esempio la relazione sulla Gestione, la Relazione del collegio sindacale e il verbale di approvazione dell’Assemblea.
L’Extensible Business Reporting Language (XBRL) è il formato che le società di capitale italiane utilizzano già dal 2010 per depositare il bilancio al Registro Imprese delle Camere di Commercio. Si basa su un sistema di codificazione, le “tassonomie”, composto da etichette, definizioni e riferimenti che negli anni si è rivelato particolarmente idoneo a esprimere e rendere fruibili i dati presenti nel bilancio e ad evitare errori tipici della trasmissione elettronica effettuata con altri formati.
Con l’estensione del formato XBRL a tutto il bilancio, la procedura di redazione e trasmissione sarà ancora più snella, anche perché il deposito della nota integrativa in pdf/A viene circoscritto a casi eccezionali (bilancio consolidato e situazione patrimoniale dei Consorzi e dei Contratti di Rete). Rimane inoltre in vigore la modalità del “doppio deposito” del prospetto e della nota integrativa nei formati XBRL e pdf/A nei casi in cui la nuova tassonomia XBRL sia considerata non adeguata a rappresentare la situazione patrimoniale, finanziaria ed economica dell’azienda
2) Chi è tenuto al deposito
L’obbligo di depositare il bilancio presso il Registro imprese ormai da tempo non riguarda più solo le società di capitali “tradizionali”: l’elenco si è progressivamente arricchito includendo soggetti di più recente istituzione come i contratti di rete – ai quali sono indirizzate indicazioni specifiche in materia di deposito – e le startup innovative, che in quanto società di capitali, sono comunque tenute ad effettuare questo adempimento.
3) Come depositare il bilancio
Per depositare il bilancio il metodo privilegiato è l’invio telematico. Per le società di capitali sono previste due modalità, un servizio web o un software scaricabile sul proprio pc .
Si può presentare il bilancio anche su supporto informatico (chiavetta USB, cd-rom) inviandolo alla Camera di Commercio competente per raccomandata con avviso di ricevimento.
4) Gli strumenti di aiuto
Per chi effettua la compilazione e il deposito, sono numerosi gli strumenti di aiuto disponibili in rete, a partire dal Manuale nazionale di Unioncamere, che illustra come compilare i moduli elettronici per il deposito telematico dei bilanci e dell’elenco soci
Ulteriori indicazioni operative si trovano sul sito di Infocamere dove è on line il vademecum per la redazione del bilancio completo xbrl e un servizio gratuito per verificare, prima del deposito al Registro Imprese, la validità formale di un’istanza XBRL ed eventuali errori o difformità e generare una rappresentazione in un formato tipo pdf.
E un aiuto può venire anche dal sito dell’Ordine dei commercialisti e degli esperti contabili grazie alla pubblicazione di vari approfondimenti realizzati dalla scuola di alta formazione Luigi Martino sul Bilancio in formato XBRL , sui nuovi adempimenti per la nota integrativa e su altri contenuti connessi
Per chi deposita il bilancio presso la Camera di Commercio di Milano, sul sito web sono on line le principali informazioni ed è attiva un’apposita pagina wiki.
Inoltre, il contact center offre assistenza per il deposito in generale e, in caso di necessità, per compilare il modello B sul deposito del bilancio e il modello S per il deposito dell’elenco soci
5) Il deposito, un contributo alla trasparenza
Depositare il bilancio non è solo un obbligo, è uno strumento di tutela del diritto di informazione dei terzi e un atto di trasparenza che incide sulla reputazione della società.
Per questo è un obbligo previsto anche per le società in liquidazione e per quelle inattive, in modo da rendere “tracciabile” l’intera storia dell’impresa.
Per maggiori informazioni www.mi.camcom.it – sezione Registro imprese